Doppelte Versionen durch Attatchments/Speicherort

[julia]

Wenn ich ein Template öffne, bearbeite und dann speichern will schlägt er mir einen Speicherort auf C lokal vor.
Wenn ich die datei als Attatchment an den Kontakt anhänge speichert er es im zentralen Attatchments Ordner.
So hab ich zwei Versionen.

Ich habe inzwischen unter 'Extras' - 'Einstellungen' den Speicherpfad des 'Ablageorts persönlicher Dateien" so abgeändert, dass es der gleiche Ort ist wo auch die Attachments automatisch abgespeichert werden von ACT.
Wenn ich jedoch 'Text' - 'Anderes Dokument (Vorlage)' eine Angebotsvorlage (z.B.) aufrufe und abspeichern will, bekomme ich wieder den Pfad zu C:Eigene Dateien vorgeschlagen.

Kann man das ändern?

Und: Die Frage ob das Dokument in einem Historieneintrag abgespeichert werden soll bekomme ich gar nicht erst. Warum?

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Julia,

Wenn ich ein Template öffne, bearbeite und dann speichern will schlägt er mir einen Speicherort auf C lokal vor.

Das ist dann korrekt, wenn der zentrale Datenbankordner auf C: Lokal liegt. Templates gehören in den Unterordner "Templates".

Wenn ich die datei als Attatchment an den Kontakt anhänge speichert er es im zentralen Attatchments Ordner.

Warum hängen Sie ein Template als Anlage an einen Kontakt? Und wenn das wirklich nötig ist, ist der zentrale Attachments-Ordner der richtige Platz dafür - wie für alle Anlagen.

Ich habe inzwischen unter 'Extras' - 'Einstellungen' den Speicherpfad des 'Ablageorts persönlicher Dateien" so abgeändert, dass es der gleiche Ort ist wo auch die Attachments automatisch abgespeichert werden von ACT.

Persönliche Dateien sind Ihre ACT-Einstellungen, und die gehören eigentlich nicht in den Attachments-Ordner sondern an einen anderen beliebigen Platz außerhalb der eigentlichen Datenbank-Ordnerstruktur.

Wenn ich jedoch 'Text' - 'Anderes Dokument (Vorlage)' eine Angebotsvorlage (z.B.) aufrufe und abspeichern will, bekomme ich wieder den Pfad zu C:Eigene Dateien vorgeschlagen.

Über "Text, anderes Dokument aus Vorlage" erstellte Dokumente müssen nicht separat gespeichert werden, sie werden automatisch von ACT!9 in den Attachmentsordner abgelegt.
Wenn Sie unbedingt noch einmal separat speichern wollen, wird Ihnen Windows immer die "eigene Dateien" als Standardwert vorschlagen.

[julia]

Hallo Julia,

Wenn ich ein Template öffne, bearbeite und dann speichern will schlägt er mir einen Speicherort auf C lokal vor.

Das ist dann korrekt, wenn der zentrale Datenbankordner auf C: Lokal liegt. Templates gehören in den Unterordner "Templates".

Der zentrale DB Ordner liegt aber auf einem Netzlaufwerk und niemals lokal.

Wenn ich die datei als Attatchment an den Kontakt anhänge speichert er es im zentralen Attatchments Ordner.

Warum hängen Sie ein Template als Anlage an einen Kontakt? Und wenn das wirklich nötig ist, ist der zentrale Attachments-Ordner der richtige Platz dafür - wie für alle Anlagen.

Ich hänge kein Template an einen Kontakt. Ich öffne z.B. ein Template f. Angebote um davon z.B. ein Angebot zu erstellen für Kontakt x. Dann möchte ich dieses Angebot natürlich auch so im Kontakt von x abspeichern, das auch bei späteren Änderungen immer die aktuelle Version angezeigt wird.

Ich habe inzwischen unter 'Extras' - 'Einstellungen' den Speicherpfad des 'Ablageorts persönlicher Dateien" so abgeändert, dass es der gleiche Ort ist wo auch die Attachments automatisch abgespeichert werden von ACT.

Persönliche Dateien sind Ihre ACT-Einstellungen, und die gehören eigentlich nicht in den Attachments-Ordner sondern an einen anderen beliebigen Platz außerhalb der eigentlichen Datenbank-Ordnerstruktur.

Das ist ja der springende Punkt. Wir wollen keine lokale Datei irgendwo rumliegen haben, alles soll in den Attachments ordner damit es keine 2 Versionen gibt.

Wenn ich jedoch 'Text' - 'Anderes Dokument (Vorlage)' eine Angebotsvorlage (z.B.) aufrufe und abspeichern will, bekomme ich wieder den Pfad zu C:Eigene Dateien vorgeschlagen.

Über "Text, anderes Dokument aus Vorlage" erstellte Dokumente müssen nicht separat gespeichert werden, sie werden automatisch von ACT!9 in den Attachmentsordner abgelegt.
Wenn Sie unbedingt noch einmal separat speichern wollen, wird Ihnen Windows immer die "eigene Dateien" als Standardwert vorschlagen.

.[/quote]

Ich will ja wie gesagt gar nicht separat speichern. Es stimmt, ACT speichert es automatisch im Attachments Ordner, aber dann nicht mehr unter dem Originalnamen, sondern es erzeugt einen Namen, z.B:
testangebot1 fde7281d-e996-4ae2-9c7f-4a4506f8de75.wpa
(Originaldatei heisst testangebot1.wpa)

Und damit habe ich dann 2 Versionen was wir ja gerade nicht wollen.

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Julia,

Speichern von Templates nach deren Änderung:
Wenn Sie über Text, Vorlage bearbeiten ein Template öffnen (aus dem Templates-Ordner im Datenbankordner) und es anschließend speichern wollen, sollte ACT!/Windows so schlau sein, Ihnen den vorher zum Öffnen benutzten Ordner noch anzubieten. Bei mir tut es das wenigstens.

Dateinamen im Attachments-Ordner:
wie "testangebot1 fde7281d-e996-4ae2-9c7f-4a4506f8de75.wpa"
testangebot1 ist tatsächlich der Name der verwendeten Dokumentschablone. Die 24 Zeichen dahinter sind die GUID des Kontaktes, an den der Brief geschrieben wurde. Auf die Gestaltung des automatisch vergebenen Dateinamens haben Sie keinen Einfluss.
Merken müssen Sie sich den Namen des fertigen Dokumentes auch nicht. Er dient lediglich dazu, im entsprechenden Historieneintrag über Klick auf die Anlagenklammer wieder das richtige Dokument zu öffnen.

Ein Template ist übrigens nichts anderes als eine Word-Dokumentvorlage, aus der heraus dann die fertigen und individuellen Briefe erstellt werden.